인증서 전달 전 체크리스트
인증서를 보내기 전에는 환자 정보, 시술·제품 정보, 전송 방식, 환자에게 말해 줄 것 네 가지를 눈으로 확인합니다. 진료를 마친 환자 한 명에게 데스크나 병동에서 발행해 보내기 직전에 보는 목록이며, 잘못된 환자에게 보내거나 틀린 시술·제품 정보를 담아 보내는 실수를 막습니다. 발행 화면의 실제 순서는 인증서 발행에 있고, 여기에는 발행하기를 누르기 전에 확인할 것만 모았습니다. 안과 병원처럼 엑셀로 여러 명을 한 번에 발행하는 경우는 마지막 절을 함께 보세요.
목적
- 환자 이름과 연락처, 시술·제품 내용을 발행 직전에 다시 확인합니다.
- 환자가 별도 앱 없이 인증서를 확인할 수 있도록 안내를 분명히 합니다.
- 카카오톡·문자·위챗·이메일 중 고른 전송 방식이 환자에게 맞는지 점검합니다.
- 환자가 "카톡이 안 왔어요"라고 할 때 누가 확인할지 정해 둡니다.
발행 전에 손에 있어야 할 것
- 환자의 이름과 휴대폰 번호, 그리고 환자가 인증서를 받을 채널
- 카카오톡으로 보낼 때 환자의 개인정보 수집·제공 동의(병원 담당자 직접 동의 또는 환자 QR 동의)
- 시술·제품 정보(치과는 제품 코드나 제조사·제품명, 그 밖의 진료과는 인증서 설정에 만들어 둔 인증서)
- 치료 후 주의사항과 병원 보증사항처럼 인증서에 들어갈 병원 추가사항
- 위챗으로 보낼 때 환자가 서티라이프 위챗 공중계정을 팔로우하고 미니앱에 가입했는지 여부
환자 정보 체크리스트
- 환자 이름과 휴대폰 번호가 접수 정보와 같습니다. 번호를 잘못 넣으면 다른 사람에게 시술 정보가 갑니다.
- 환자가 인증서 수신에 동의했고, 카카오톡 발송이면 개인정보 수집·제공 동의를 받았습니다.
- 같은 환자에게 같은 인증서를 이미 발행하지 않았습니다. 이미 발행했는데 알림만 안 갔다면 다시 발행하지 말고 발행 내역에서 알림만 다시 보냅니다.
내용 체크리스트
- 시술명 또는 제품명이 실제 시술·사용 제품과 일치합니다.
- 치과라면 제품 코드가 제품 라벨과 같고, 제품명이 자동으로 채워졌습니다.
- 수술·시술 부위(치아번호, 좌안·우안 등)를 맞게 골랐습니다.
- 날짜, 병원명, 연락처에 오탈자가 없습니다.
- 치료 후 주의사항과 보증사항이 이 환자에게 맞는 내용입니다.
- 환자에게 보여서는 안 되는 내부 메모가 들어가지 않았습니다.
전송 방식 체크리스트
- 환자가 평소 쓰는 채널을 골랐습니다. 국내 환자는 대개 카카오톡입니다.
- 위챗 발송이면 환자가 공중계정 팔로우와 미니앱 가입을 마쳤습니다. 마치지 않았다면 발행 화면의 QR을 보여 주고 가입을 마친 뒤 발행합니다.
- 병원 이름의 카카오톡 채널로 보내는 병원이라면 알림톡 채널 등록과 템플릿 검수가 끝나 있습니다.
환자에게 말해 줄 것
- 어떤 이름으로 메시지가 오는지(서티라이프 또는 병원 이름의 카카오톡 채널)와 왜 오는지 설명했습니다.
- 별도 앱 설치 없이 확인할 수 있고, 모바일에 영구 보관할 수 있다고 안내했습니다.
- 메시지가 오지 않으면 어디로 연락할지 알려 주었습니다.
- 발행 후 "카톡이 안 왔어요" 연락이 오면 누가 발행 내역을 확인하고 재발송할지 정해져 있습니다.
보낸 뒤 틀린 것을 알았을 때
연락처나 내용이 틀린 채로 보냈다면 다시 발행하지 말고 환자 상세에서 회수한 뒤 새로 발행합니다. 삭제는 같은 제품 코드로 다시 발행할 수 없고 취소할 수 없습니다. 다른 사람에게 시술 정보가 전달된 경우에는 병원의 개인정보 사고 대응 절차에 따라 기록하고 보고하세요. 절차는 발행 내역에 있습니다.
여러 명에게 한 번에 보낼 때
안과의 확인서 대량 발행처럼 엑셀 파일로 여러 명을 한 번에 발행하거나, 인증서 발행과 별개로 CRM 메시징으로 캠페인을 보낼 때는 위 항목에 더해 다음을 확인합니다.
- 발송 대상과 제외 대상을 나누는 기준을 적어 두었고, 명단이 그 기준대로 검수되었습니다.
- 명단의 연락처가 최신이고 수신 동의 기준을 충족합니다.
- 서티라이프 채널과 자체 비즈니스 채널 중 무엇으로 보낼지 확정했고, 자체 채널이면 비용 조건을 확인했습니다.
- 실제 환자 정보가 아닌 가상 수신 정보로 문구와 링크 표시를 먼저 검수했습니다.
- 발송 직전 대상 수와 제외 대상이 예상과 다르면 진행을 멈추고 원인을 확인합니다.
- 연락처 일부만 보고 환자를 추정하거나 검수되지 않은 명단을 그대로 쓰지 않습니다.
대량 발행의 화면 절차는 확인서 대량 발행하기, 캠페인 메시지의 점검 항목은 CRM 메시징을 확인하세요.